Mogłoby się wydawać, że w świecie, w którym komputery opanowały już w zasadzie każdą dziedzinę życia nie ma miejsca dla dokumentacji papierowej. Jednak praktyka uczy, że ideały pozostają ideałami, a życie ­ życiem. Bardzo często duża ilość zgromadzonych przez lata dokumentów zaczyna budzić coraz większe negatywne emocje. Przecież nie dość, że poruszanie się w gąszczu paczek i segregatorów w celu odnalezienia tej jednej bardzo potrzebnej kartki, nastręcza duże trudności, to miejsce które zajmują można by przeznaczyć na inny, bardziej użyteczny cel. Pomieszczenia zawalone stertami papierów można przecież wykorzystać jako pomieszczenia socjalne czy miejsca do pracy, co znacznie ułatwi pracę firmy. Dodatkowo fakt, że każdy dokument można odnaleźć i otrzymać w bardzo krótkim okresie czasu (ok. 1h) podnosi ogólną wydajność pracy. Pracownicy mogą skupić się na wykonywaniu swoich obowiązków bez konieczności wielogodzinnych, a czasem wielodniowych poszukiwań.

Pomorska Agencja Finansowa – Toruń Sp. z o.o. pragnie zaproponować Państwu współpracę w zakresie archiwizacji i przechowywania dokumentacji. Wygląda ona następująco:

Usługę archiwizacji i przechowywania akt świadczymy na podstawie umowy dwustronnej zawieranej na czas nieokreślony z trzy miesięcznym okresem wypowiedzenia.

Akta zostają przewiezione do naszej siedziby, gdzie są porządkowane. Porządkowanie obejmuje wypięcie dokumentacji z segregatorów i teczek, przesznurowanie, dokładne opisanie i umieszczenie w pudłach archiwizacyjnych. Aktom nadaje się kategorie archiwalne określające okres czasu przez jaki powinny być przechowywane (np. B5 – pięć lat), a następnie po spisaniu umieszcza na półkach.

Opłata za samą archiwizację jest liczona według udostępnianego na żądanie klienta cennika. Wyceny dokonuje przedstawiciel naszej firmy po oględzinach akt u klienta. Cena całkowita usługi zostaje wpisana do umowy.

W obecności przedstawiciela klienta dokonujemy pomiaru ilości akt na półkach. Ilość wykazana pomiarem staje się podstawą do naliczania miesięcznej opłaty. Płatność odbywa się na podstawie wystawianej pod koniec miesiąca faktury.

Raz w roku dokonujemy przeglądu przechowywanej dokumentacji pod kątem konieczności jej dalszego przechowywania. Spisy dokumentacji, dla której upłynął już okres przechowywania, są przedstawiane klientowi, który podejmuje decyzję o zniszczeniu akt lub dalszym odpłatnym ich przechowywaniu.

Dostęp do akt może odbywać się na kilka sposobów:

• dokumenty przesyłamy faksem w ciągu 1 h od zgłoszenia zapotrzebowania przy założeniu, że nie będzie to więcej niż 5 stron tekstu (za opłatą),
• dokumenty są skanowane i przesyłane pocztą elektroniczną w postaci zaszyfrowanej wiadomości w czasie do 1 h (1 – 20 stron tekstu) lub do 5 h (21 – 200 stron tekstu) całkowicie bezpłatnie,
• dokumenty są przesyłane pocztą (przesyłką kurierską) z przerzuceniem kosztów na odbiorcę (możliwość otrzymania przesyłki nawet w dniu złożenia zapotrzebowania) w ilości możliwej do przesłania,
• dokumenty przewozimy do siedziby klienta w zapieczętowanych pojemnikach w czasie zależnym od pilności zamówienia, nie później niż w ciągu 24 h od chwili zgłoszenia zapotrzebowania (koszt zależny od ilości dokumentacji),
• dokumenty można przeglądać na miejscu w siedzibie naszej firmy (udostępniamy akta tylko osobom do tego upoważnionym przez klienta; dostęp natychmiast po stwierdzeniu ważności upoważnienia; bezpłatnie).