Pomorska Agencja Finansowa – Toruń Sp. z o.o.
ul. Ceramiczna 6E
87-100 Toruń

Wpis do rejestru przechowawców akt pod pozycją 1/2004
Wojewody Kujawsko-Pomorskiego
z dnia 30 grudnia 2004 r.

 

Rozdział I – Postanowienia ogólne

1. W związku z art. 51d § 1, pkt. 2 oraz art. 51k Ustawy z dnia 14 lipca 1983 roku o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach (Dz. U. z 2002 r. Nr 171 poz. 1396 z późn. zm.) niniejszy regulamin określa szczegółowo zakres i rodzaj oraz wysokość opłat za usługi świadczone w ramach działalności objętej wpisem do rejestru przechowawców akt osobowych i płacowych.

Rozdział II - Zakres świadczonych usług

1. Składnica Akt Pomorskiej Agencji Finansowej – Toruń Sp. z o.o. świadczy usługi związane z przechowywaniem dokumentacji finansowo-księgowej, organizacyjno-prawnej, osobowo płacowej i administracyjno-sądowej. Przyjęta dokumentacja po zewidencjonowaniu i zabezpieczeniu jest przechowywana przez wymagany ustawowo czas. W oparciu o posiadaną dokumentację Składnica Akt wydaje odpłatnie stosowne zaświadczenia i uwierzytelnione kopie przechowywanych dokumentów.

Rozdział III - Zasady przyjmowania dokumentacji na przechowanie, jej ewidencjonowania i przechowywania

1. Dokumentacja jest przejmowana na przechowywanie na podstawie pisemnej umowy cywilnoprawnej pomiędzy Pomorską Agencją Finansową – Toruń Sp. z o.o. a zleceniodawcą usługi.

2.Przekazanie następuje na podstawie spisu zdawczo-odbiorczego. Spis sporządzany jest w dwóch egzemplarzach z których jeden otrzymuje osoba odpowiedzialna za przekazanie akt, a drugi osoba przejmująca.

3. Pomorska Agencja Finansowa – Toruń Sp. z o.o. prowadzi ewidencję posiadanej dokumentacji w systemie informatycznym umożliwiającym, szybkie i sprawne przetwarzanie zgromadzonych danych.

4. Dokumentację przechowuje się przez czas jaki pozostał do końca okresu jej przechowywania:

• dokumentację osobową przez lat 50 licząc od dnia rozwiązania lub wygaśnięcia stosunku pracy;

• dokumentację płacową przez lat 50 licząc od dnia wytworzenia;

pozostałą dokumentację przez liczbę lat wynikającą z jej specyfiki (okres przechowywania liczy się w pełnych latach kalendarzowych, poczynając od dnia 1 stycznia roku następnego od daty jej wytworzenia po utracie przez dokumentację praktycznego znaczenia dla potrzeb danej jednostek organizacyjnych oraz dla celów kontrolnych).

Rozdział IV - Ogólne zasady zabezpieczenia dokumentacji przed osobami nieuprawnionymi

1. Dokumentacja przechowywana jest w zamkniętym, przystosowanym lokalu, zabezpieczonym zgodnie z obowiązującymi przepisami - Rozporządzenie Ministra Kultury z dnia 15 lutego 2005 r. w sprawie warunków przechowywania dokumentacji osobowej i płacowej pracodawców (Dz. U. z 2005 r. Nr 32, poz. 283 i 284).

2. Dostęp do przechowywanej dokumentacji mają tylko uprawnieni do przebywania na terenie archiwum pracownicy Pomorskiej Agencji Finansowej – Toruń Sp. z o.o., których obowiązuje tajemnica służbowa w zakresie ujawniania, wykorzystywania oraz przetwarzania informacji zawartych w aktach.

3. Pracownikami uprawnionymi do przebywania na terenie archiwum są: prezes Pomorskiej Agencji Finansowej – Toruń Sp. z o.o., kierownik i pracownicy składnicy akt. W przypadku konieczności wejścia na teren archiwum osoby nieuprawnionej, musi jej towarzyszyć osoba do tego uprawniona.

Rozdział V - Miejsce świadczenia usług oraz terminy ich wykonywania

1. Miejscem świadczenia usług jest siedziba Spółki w Toruniu przy ulicy Ceramicznej 6 E.

2. Terminy przechowywania akt wynikają z przepisów zawartych w Rozporządzeniu Ministra Kultury z dnia 20 października 2015 r. w sprawie postępowania z dokumentacją, zasad jej klasyfikowania i kwalifikowania oraz zasad i trybu przekazywania materiałów archiwalnych do archiwów państwowych (Dz. U. z 2015 r., poz. 1743 ze zm.), a także z porozumień zawartych pomiędzy Pomorską Agencją Finansową – Toruń Sp. z o.o. a zainteresowanymi podmiotami.

Rozdział VI - Tryb przyjmowania interesantów

1. Interesanci przyjmowani są w siedzibie firmy od poniedziałku do piątku w godzinach 8:30 – 15:30. Dodatkowe informacje można uzyskać pod numerem telefonu (0-56) 658 83 06.

Rozdział VII - Sposoby i terminy udostępniania dokumentacji

1. Dokumentację udostępnia się w lokalu archiwum.

2.Na wniosek uprawnionej do tego osoby (załącznik do niniejszego regulaminu) przechowawca sporządza odpisy i kopie z przechowywanej dokumentacji .

3. Zarówno dostarczenie wniosków jak i odbiór sporządzonych kopii lub odpisów z dokumentacji osobowo-płacowej może odbyć się osobiście lub drogą pocztową.

Rozdział VIII - Wysokość opłat pobieranych za usługi

1. Na podstawie Rozporządzenia Ministra Kultury z dnia 10 lutego 2005 r. w sprawie określenia maksymalnej wysokości opłat za sporządzenie odpisu lub kopii dokumentacji o czasowym okresie przechowywania (Dz. U. z 2005 r. Nr 28, poz. 240) Pomorska Agencja Finansowa – Toruń Sp. z o.o. pobiera opłaty w wysokości (ceny netto):

a) sporządzenie kopii świadectwa pracy – 17 zł;

b) sporządzenie kopii, z zastrzeżeniem pkt c), innego niż świadectwo pracy

dokumentu z zakresu stosunku pracy, w tym dokumentu potwierdzającego

wysokość wynagrodzenia-4zł;

c) sporządzenie kopii każdej karty kartoteki zarobkowej bądź zasiłkowej albo strony listy płac – 4 zł;

d) sporządzenie odpisu świadectwa pracy, za każdą rozpoczętą stronę – 35 zł;

e) sporządzenie innego niż świadectwo pracy dokumentu z zakresu stosunku pracy, w tym dokumentu potwierdzającego wysokość wynagrodzenia, za każdą rozpoczęta stronę – 8 zł;

f) sporządzenie odpisu skróconego wysokości zarobków na podstawie list płac, za każdą pozycję zestawienia (kwotę wynagrodzenia rocznego albo wynagrodzenia za krótszy okres faktycznie przepracowany w ciągu roku – 4 zł.

2. Za usługi nie objęte rozporządzeniem Ministra Kultury z dnia 10 lutego 2005 roku pobierane są następujące opłaty (ceny netto):

a) sporządzenie zaświadczenia o zatrudnieniu-50 zł;

b) sporządzenie zaświadczenia o wynagrodzeniu-50 zł;

c) uwierzytelnienie innych dokumentów-16zł za każdą stronę

3. Opłata za przeprowadzenie kwerendy archiwalnej pobierana jest w wysokości 100 zł za godzinę.

4. Opłata za przyjęcie na przechowanie dokumentacji jest każdorazowo uzgadniana ze zleceniodawcą przekazującym dokumentację.