REGULAMIN ŚWIADCZENIA USŁUG SKŁADNICY AKT

Wpis do rejestru przechowawców akt pod pozycją 1/2004 Wojewody Kujawsko-Pomorskiego z dnia 30 grudnia 2004 r.

Rozdział I – Postanowienia ogólne

  1. W związku z art. 51d § 1, pkt. 2 oraz art. 51k Ustawy z dnia 14 lipca 1983 roku o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach (Dz. U. z 2002 r. Nr 171 poz. 1396 z późn. zm.) niniejszy regulamin określa szczegółowo zakres i rodzaj oraz wysokość opłat za usługi świadczone w ramach działalności objętej wpisem do rejestru przechowawców akt osobowych i płacowych.

Rozdział II – Zakres świadczonych usług

  1. Składnica Akt Pomorskiej Agencji Finansowej – Toruń Sp. z o.o. świadczy usługi związane z przechowywaniem dokumentacji finansowo-księgowej, organizacyjno-prawnej, osobowo płacowej i administracyjno-sądowej. Przyjęta dokumentacja po zewidencjonowaniu i zabezpieczeniu jest przechowywana przez wymagany ustawowo czas. W oparciu, o posiadaną dokumentację Składnica Akt wydaje odpłatnie stosowne zaświadczenia i uwierzytelnione kopie przechowywanych dokumentów.

Rozdział III – Zasady przyjmowania dokumentacji na przechowanie, jej ewidencjonowania i przechowywania

  1. Dokumentacja jest przejmowana na przechowywanie na podstawie pisemnej umowy cywilnoprawnej pomiędzy Pomorską Agencją Finansową – Toruń Sp. z o.o. a zleceniodawcą usługi.
  2. Przekazanie następuje na podstawie spisu zdawczo-odbiorczego. Spis sporządzany jest w dwóch egzemplarzach z których jeden otrzymuje osoba odpowiedzialna za przekazanie akt, a drugi osoba przejmująca.
  3. Pomorska Agencja Finansowa – Toruń Sp. z o.o. prowadzi ewidencję posiadanej dokumentacji w systemie informatycznym umożliwiającym, szybkie i sprawne przetwarzanie zgromadzonych danych.
  4. Dokumentację przechowuje się przez czas jaki pozostał do końca okresu jej przechowywania:
    1. dokumentację osobową przez lat 50 licząc od dnia rozwiązania lub wygaśnięcia stosunku pracy;
    2. dokumentację płacową przez lat 50 licząc od dnia wytworzenia;

Pozostałą dokumentację przez liczbę lat wynikającą z jej specyfiki (okres przechowywania liczy się w pełnych latach kalendarzowych, poczynając od dnia 1 stycznia roku następnego od daty jej wytworzenia po utracie przez dokumentację praktycznego znaczenia dla potrzeb danej jednostek organizacyjnych oraz dla celów kontrolnych).

Rozdział IV – Ogólne zasady zabezpieczenia dokumentacji przed osobami nieuprawnionymi

  1. Dokumentacja przechowywana jest w zamkniętym, przystosowanym lokalu, zabezpieczonym zgodnie z obowiązującymi przepisami – Rozporządzenie Ministra Kultury z dnia 15 lutego 2005 r. w sprawie warunków przechowywania dokumentacji osobowej i płacowej pracodawców (Dz. U. z 2005 r. Nr 32, poz. 283 i 284).
  2. Dostęp do przechowywanej dokumentacji mają tylko uprawnieni do przebywania na terenie archiwum pracownicy Pomorskiej Agencji Finansowej – Toruń Sp. z o.o., których obowiązuje tajemnica służbowa w zakresie ujawniania, wykorzystywania oraz przetwarzania informacji zawartych w aktach.
  3. Pracownikami uprawnionymi do przebywania na terenie archiwum są: prezes Pomorskiej Agencji Finansowej – Toruń Sp. z o.o., kierownik i pracownicy składnicy akt. W przypadku konieczności wejścia na teren archiwum osoby nieuprawnionej, musi jej towarzyszyć osoba do tego uprawniona.

Rozdział V – Miejsce świadczenia usług oraz terminy ich wykonywania

  1. Miejscem świadczenia usług jest siedziba Spółki w Toruniu przy ulicy Ceramicznej 6E.
  2. Terminy przechowywania akt wynikają z przepisów zawartych w Rozporządzeniu Ministra Kultury z dnia 20 października 2015 r. w sprawie postępowania z dokumentacją, zasad jej klasyfikowania i kwalifikowania oraz zasad i trybu przekazywania materiałów archiwalnych do archiwów państwowych (Dz. U. z 2015 r., poz. 1743 ze zm.), a także z porozumień zawartych pomiędzy Pomorską Agencją Finansową – Toruń Sp. z o.o. a zainteresowanymi podmiotami.

Rozdział VI – Tryb przyjmowania interesantów

  1. Rozdział VII – Interesanci przyjmowani są w siedzibie firmy od poniedziałku do piątku w godzinach 8:30 – 15:30. Dodatkowe informacje można uzyskać pod numerem telefonu (0-56) 658 83 06.

Rozdział VII – Sposoby i terminy udostępniania dokumentacji

  1. Dokumentację udostępnia się w lokalu archiwum.
  2. Na wniosek uprawnionej do tego osoby (załącznik do niniejszego regulaminu) przechowawca sporządza odpisy i kopie z przechowywanej dokumentacji .
  3. PZarówno dostarczenie wniosków jak i odbiór sporządzonych kopii lub odpisów z dokumentacji osobowo-płacowej może odbyć się osobiście lub drogą pocztową.

Rozdział VIII – Wysokość opłat pobieranych za usługi

  1. Na podstawie Rozporządzenia Ministra Kultury z dnia 10 lutego 2005 r. w sprawie określenia maksymalnej wysokości opłat za sporządzenie odpisu lub kopii dokumentacji o czasowym okresie przechowywania (Dz. U. z 2005 r. Nr 28, poz. 240) Pomorska Agencja Finansowa – Toruń Sp. z o.o. pobiera opłaty w wysokości (ceny netto):
    a) sporządzenie kopii świadectwa pracy – 17 zł;
    b) sporządzenie kopii, z zastrzeżeniem pkt c), innego niż świadectwo pracy dokumentu z zakresu stosunku pracy, w tym dokumentu potwierdzającego wysokość wynagrodzenia – 4 zł;
    c) sporządzenie kopii każdej karty kartoteki zarobkowej bądź zasiłkowej albo strony listy płac – 4 zł;
    d) sporządzenie odpisu świadectwa pracy, za każdą rozpoczętą stronę – 35 zł;
    e) sporządzenie innego niż świadectwo pracy dokumentu z zakresu stosunku pracy, w tym dokumentu potwierdzającego wysokość wynagrodzenia, za każdą rozpoczęta stronę – 8 zł;
    f) sporządzenie odpisu skróconego wysokości zarobków na podstawie list płac, za każdą pozycję zestawienia (kwotę wynagrodzenia rocznego albo wynagrodzenia za krótszy okres faktycznie przepracowany w ciągu roku – 4 zł.
  2. Za usługi nieobjęte rozporządzeniem Ministra Kultury z dnia 10 lutego 2005 roku pobierane są następujące opłaty (ceny netto):
    a) uwierzytelnienie innych dokumentów – 16 zł za każdą stronę
  3. Opłata za przeprowadzenie kwerendy archiwalnej pobierana jest w wysokości 150 zł za godzinę.
  4. Opłata za przyjęcie na przechowanie dokumentacji jest każdorazowo uzgadniana ze zleceniodawcą przekazującym dokumentację.